Здобути офіційну довідку про свої доходи сьогодні можна набагато швидше й простіше, ніж навіть кілька років тому. Сучасні сервіси відкрили доступ до онлайн-запитів, а паперовий бюрократизм звівся до мінімуму. Проте нюансів, які можуть вплинути на швидкість і результат, ще залишається чимало. Тут детально розглянуто, як отримати довідку про доходи фізичній особі — незалежно від того, чи ви найманий працівник, підприємець або тимчасово безробітний.
Довідка про доходи — що це таке і коли її можуть запитати
Довідка про доходи — це офіційний документ, який підтверджує суму отриманого доходу за певний період. Він містить інформацію про джерело виплат, розмір доходу, податкові відрахування та інші фінансові деталі. Найчастіше її запитують:
- Банки — для розгляду кредитних заявок, іпотеки, розстрочок.
- Соціальні служби — для оформлення субсидій, допомог, пільг.
- Посольства — при подачі документів на візу, підтвердження фінансової спроможності.
- Роботодавці — для формування пакету документів при працевлаштуванні чи звільненні.
- Навчальні заклади — у випадках оформлення стипендій, грантів, соціальної підтримки.
Форма й зміст довідки можуть відрізнятися залежно від запиту організації, що її потребує. Більшість установ приймає стандартну форму, видану податковою службою, або довідку, сформовану роботодавцем.
Хто може отримати довідку про доходи і які є обмеження
Подати заявку на отримання довідки про доходи може будь-який громадянин України, який отримує офіційні доходи. Обмеження виникають лише у випадках, коли особа перебуває на обліку в податкових органах із заборгованістю чи у розшуку, або якщо інформація про її доходи відсутня у центральній базі даних.
- Працівники за наймом — можуть отримати довідку через роботодавця або податкову.
- ФОП (фізичні особи-підприємці) — оформляють запит через податкову службу.
- Особи без офіційного доходу — отримують відповідну довідку про відсутність доходу.
Довідка надається лише особисто або довіреній особі за наявності нотаріальної довіреності.
Які існують способи отримання — паперові та онлайн
Замовлення довідки про доходи можливе кількома основними шляхами. Вибір залежить від статусу заявника, необхідного формату документа й терміновості.
Онлайн через електронний кабінет платника податків (ЕКПП)
Цей варіант ідеальний для ФОП та осіб, які мають електронний підпис. Сервіс працює цілодобово, а довідка формується автоматично на основі поданих декларацій та звітності.
- Потрібен електронний кваліфікований підпис (КЕП).
- Доступ — через сайт податкової служби.
- Довідка формується як PDF із електронним підписом і QR-кодом для перевірки.
- Термін — від 1 до 3 робочих днів, часто навіть швидше.
Замовлення через роботодавця для найманих працівників
Найманий працівник може звернутися до бухгалтерії підприємства. У більшості організацій існує стандартна форма такої довідки. Вона містить інформацію про доходи за останні 6 чи 12 місяців, утримані податки, реквізити підприємства.
- Запит оформлюється письмово або через внутрішній корпоративний портал.
- Термін підготовки — 1–5 робочих днів (залежить від політики компанії).
- Довідка має підпис керівника та бухгалтера, печатку (за наявності).
Через ЦНАП — центр надання адміністративних послуг
Сервіс підходить тим, хто не має електронного підпису або не може звернутися до роботодавця. У ЦНАП слід подати заявку особисто або через портал “Дія”, якщо регіон це підтримує.
- Потрібно мати паспорт та ідентифікаційний код.
- Термін — до 5 робочих днів, залежно від завантаженості.
- Довідка надається на паперовому носії або в електронному вигляді.
«За умови правильно оформленої заявки, отримання довідки про доходи онлайн може зайняти не більше 15 хвилин, якщо всі дані вже є в електронних базах.»
Покрокова інструкція для онлайн-замовлення через ЕКПП
Якщо у вас є електронний підпис, цей спосіб — найшвидший і найзручніший. Сервіс працює без вихідних, а результат можна завантажити одразу після підтвердження заявки.
Як пройти авторизацію в електронному кабінеті
Перший крок — авторизація за допомогою КЕП. Доступ можливий через сайт податкової служби або портал “Дія” (у разі інтеграції).
- Зайдіть на сайт cabinet.tax.gov.ua.
- Оберіть спосіб входу: за допомогою файлу ключа чи BankID.
- Підтвердьте особу вводом пароля до КЕП.
Як правильно заповнити заявку
У кабінеті знайдіть розділ “Запит на отримання довідки про доходи” (посилання зазвичай у меню “Електронні звернення”).
- Вкажіть період, за який потрібна довідка (здебільшого — останній календарний рік або обрані місяці).
- Обов’язково перевірте правильність особистих даних.
- Підпишіть запит електронним підписом і надішліть.
Як отримати і завантажити готову довідку
Після обробки заявки у вашому кабінеті з’явиться повідомлення про готовність документа. Довідку можна завантажити у форматі PDF. Вона містить електронний підпис податкової служби та QR-код для перевірки справжності.
- Документ дійсний для більшості фінансових та адміністративних органів.
- У разі помилок або відсутності даних — система повідомить про це окремо.
«Електронна довідка про доходи має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ з печаткою та підписом.»
Що робити, якщо електронна довідка не підходить: альтернативи та нюанси
Деякі організації або іноземні установи наполягають на паперовому оригіналі з мокрою печаткою й підписом. У такому разі варто скористатися альтернативними шляхами отримання довідки або замовити її у класичному вигляді.
Як замовити паперову довідку в податковій службі
Якщо потрібен саме паперовий документ, звертайтеся до податкової інспекції за місцем реєстрації. Зазвичай це робиться особисто або через представника.
- Підготуйте паспорт, ідентифікаційний код та, якщо потрібно, довіреність.
- Заповніть письмову заяву за встановленою формою. Її видають на місці або можна скачати з офіційного сайту.
- Подайте документи у вікно прийому фізичних осіб.
- Отримайте довідку через 3–5 робочих днів. В окремих випадках строк може бути скорочений за письмовим проханням.
Довідку видають під підпис, часто — в одному екземплярі. Якщо потрібно більше копій, попросіть про це одразу при поданні заяви.
Як отримати довідку через роботодавця: деталі для найманих працівників
У багатьох випадках, особливо для банків або соціальних служб, достатньо довідки з місця роботи. Зазвичай оформлення займає від одного до трьох робочих днів, але у великих компаніях цей термін може бути ще коротшим.
- Подайте запит до бухгалтерії у письмовій або електронній формі.
- Вкажіть, за який період потрібен документ (зазвичай 6 або 12 місяців).
- Уточніть, чи потрібна довідка про нарахування, виплату зарплати чи про всі доходи.
- Переконайтеся, що в довідці будуть вказані всі необхідні реквізити: ПІБ, ідентифікаційний код, посада, розмір доходу, дані організації, підписи, печатка.
Довідки такого типу часто використовують для внутрішніх цілей, а також для підтвердження платоспроможності при кредитуванні чи отриманні субсидій.
Які документи потрібні для оформлення довідки про доходи
Набір документів залежить від способу отримання та статусу заявника. Основні документи для більшості випадків:
- Паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу.
- Ідентифікаційний код (РНОКПП).
- Для ФОП — реєстраційні документи або виписка з ЄДР.
- Для довірених осіб — нотаріально завірена довіреність на отримання довідки.
- У деяких випадках — підтвердження мети отримання довідки (лише для окремих установ).
Усі копії документів подаються разом з оригіналами для звірки. Для онлайн-запитів сканів зазвичай не потрібно, достатньо пройденої ідентифікації через КЕП або BankID.
Терміни дії довідки про доходи та особливості її використання
Стандартний термін дії довідки про доходи — 30 календарних днів із дня видачі, якщо інше не передбачено правилами тієї організації, куди подається документ. Іноді банки чи консульства вимагають оновлену довідку не старше 10–15 днів.
- Завжди уточнюйте у приймаючої сторони, який термін придатності документа вважатиметься актуальним.
- Для подання в кілька установ можна використовувати одну й ту саму довідку, якщо вона відповідає вимогам усіх сторін.
- Для міжнародних організацій чи посольств іноді знадобиться апостиль чи переклад довідки.
Звертайте увагу на точність даних — навіть незначна помилка може стати підставою для відмови у прийомі документа.
Чим довідка від податкової відрізняється від довідки від роботодавця
Два найпоширеніші типи довідок про доходи — податкова (державна) та довідка з місця роботи. Вони мають різне призначення й зміст.
- Довідка від податкової — містить дані з офіційної звітності (декларацій, податкових відомостей). Підходить для банків, візових центрів, державних установ, оформлення субсидій.
- Довідка від роботодавця — містить інформацію лише про доходи, отримані на конкретному підприємстві. Переважно використовується для внутрішніх процедур, кредитування, отримання соціальних виплат.
В обох випадках вказується період, розмір доходу, податкові відрахування. Проте податкова довідка охоплює всі офіційно задекларовані доходи, тоді як роботодавець підтверджує лише зарплату.
«Банки та державні органи часто вимагають саме довідку від податкової, оскільки вона охоплює всі доходи, незалежно від місця роботи чи підприємницької діяльності.»
Відмова у видачі довідки: поширені причини та шляхи вирішення
Іноді податкові або бухгалтерські служби відмовляють у видачі довідки про доходи. Причини можуть бути різними:
- Відсутність поданих декларацій або звітів у обраному періоді.
- Невідповідність даних у заявці особистій інформації в реєстрах.
- Заборгованість перед податковою службою.
- Технічні помилки в електронних сервісах або збій у базі даних.
У такому випадку радимо:
- Уточнити причину відмови у відповідній службі.
- За потреби подати або скоригувати звітність.
- Виправити помилки в особистих даних та подати заявку повторно.
- У складних випадках — звернутися за консультацією до юриста або до служби підтримки податкової.
«Переважна більшість відмов — це технічні неточності або відсутність актуальних даних у реєстрах. Їх легко виправити, якщо діяти оперативно.»
Як діяти, якщо дані в довідці некоректні — реальні кроки для виправлення
Виявлення помилки в уже отриманій довідці про доходи — не рідкість, особливо коли мова йде про автоматичне формування з реєстрів. Від неточностей в особистих даних до неправильного періоду чи суми доходу: кожен з таких випадків вимагає оперативного реагування.
- Перевірте, чи помилка виникла на етапі подачі заявки або в базі даних податкової/роботодавця.
- Зверніться особисто або онлайн до органу, що видав довідку, із заявою про виправлення. Додайте копії правильних документів для підтвердження.
- У разі помилки в електронній довідці через ЕКПП — скористайтеся функцією звернення на гарячу лінію або в розділі «Зворотній зв’язок».
- Якщо помилка допущена роботодавцем — надайте бухгалтерії відповідні документи для внесення змін і отримайте оновлену довідку.
- Зміни в податкових звітах можуть відобразитися не відразу. Уточнюйте терміни оновлення даних у сервісах.
Зазвичай повторна довідка з правильними даними видається без додаткових затримок, якщо всі підтвердження надано.
Чи можна замовити довідку дистанційно для іншої особи
Оформлення довідки про доходи для іншої особи можливе лише за наявності належним чином оформленої довіреності. Це стосується як фізичних, так і юридичних осіб.
- Довіреність має бути нотаріально посвідченою та містити право отримання довідки від імені довірителя.
- Під час подачі заявки через ЦНАП або податкову потрібно надати оригінал довіреності та копії паспортів обох сторін.
- Для онлайн-сервісів використовується КЕП довіреної особи, якщо вона має право підпису для таких операцій.
В окремих випадках органи можуть вимагати додаткові підтвердження — наприклад, для дітей чи недієздатних осіб.
Які додаткові сервіси допоможуть швидко отримати довідку про доходи
Окрім податкових сервісів та роботодавців, сьогодні існують додаткові інструменти, які значно спрощують процес отримання документа:
- Портал “Дія” — у багатьох регіонах дозволяє замовити довідку про доходи онлайн (за наявності інтеграції з податковою).
- ЦНАП онлайн — у деяких містах працює попередній запис, подання електронної заявки та отримання електронної версії довідки.
- Додатки банків — деякі банки надають можливість сформувати довідку про доходи у своєму мобільному застосунку, якщо ви отримуєте зарплату через цей банк.
Перед використанням сервісу перевірте, чи приймається така довідка тією установою, куди ви плануєте її подавати.
Вартість оформлення довідки про доходи та можливі додаткові витрати
Оформлення довідки про доходи через державні органи (податкову, роботодавця, ЦНАП) — безкоштовне. Єдиний виняток — якщо потрібна нотаріальна довіреність для оформлення через представника.
- Вартість нотаріальної довіреності визначає конкретний нотаріус, орієнтовно — від 300 до 800 грн залежно від регіону та обсягу повноважень.
- Комерційні сервіси або посередники можуть брати плату за прискорене отримання чи додаткове оформлення (наприклад, термінова підготовка в день звернення).
Всі інші платежі, пов’язані з отриманням довідки через офіційні канали, є незаконними. Якщо з вас вимагають гроші за стандартну послугу — відмовтеся і повідомте про це керівництву установи.
Особливості замовлення довідки про доходи для ФОП і самозайнятих
Фізичні особи-підприємці зазвичай отримують довідку про доходи через податкову службу — онлайн або особисто. Особливість у тому, що у документі відображаються лише ті доходи, які були задекларовані й підтверджені у звітності.
- Сума доходу, вказана у довідці, — це сукупність надходжень, зазначених у деклараціях за відповідний період.
- Для отримання довідки потрібна подана звітність за всі попередні періоди. Якщо є пропущені декларації — спочатку подайте їх, і лише потім замовляйте довідку.
- У разі подання нульових декларацій довідка міститиме інформацію про відсутність доходів.
Самозайняті особи, які працюють на підставі цивільно-правових договорів, отримують довідку аналогічно — через податкову або роботодавця (замовника послуг).
Чи можна отримати довідку про доходи за минулі роки
Податкові органи дозволяють замовити довідку про доходи за будь-який період, що відповідає строку зберігання звітності — зазвичай це останні три або п’ять років, залежно від типу доходу й особливостей податкового обліку.
- У заявці потрібно чітко вказати бажаний період (наприклад, з січня 2022 по грудень 2023 року).
- У разі відсутності звітності за цей період довідку не видадуть — спочатку потрібно подати або уточнити відповідні декларації.
- Для архівних довідок термін підготовки може бути довшим (до 10 робочих днів).
Зберігайте електронні версії довідок на випадок, якщо повторне замовлення знадобиться через кілька років — це зекономить час і сили.
Як підтвердити справжність довідки про доходи: поради для отримувача і приймаючої сторони
Сучасні довідки про доходи, видані онлайн, містять QR-код або унікальний номер для перевірки справжності на сайті податкової служби. Це зручно для банків, роботодавців і інших організацій, які приймають документи.
- Скористайтеся QR-кодом, щоб перейти на сторінку підтвердження документа.
- Перевірте, чи збігається зміст довідки з інформацією в реєстрі (сума, період, ПІБ).
- У разі сумнівів — зверніться до служби підтримки податкової для офіційного підтвердження.
Паперові довідки можуть супроводжуватися мокрою печаткою та підписами відповідальних осіб. Приймаючи такий документ, перевірте їхню наявність і відповідність зразкам установи.
«QR-код на довідці про доходи — це надійний спосіб швидко перевірити справжність документа, не звертаючись особисто до податкової служби.»
Що робити, якщо потрібна довідка для іноземних установ чи посольств
При оформленні документів для посольств, міжнародних програм або навчальних закладів за кордоном часто висувають додаткові вимоги до довідки про доходи. Зазвичай вони стосуються легалізації, перекладу та підтвердження справжності документа.
- Уточніть у приймаючої сторони, чи потрібен апостиль або консульська легалізація довідки.
- Замовте офіційну паперову довідку у податковій або роботодавця, обов’язково з підписами та печаткою.
- Зверніться до сертифікованого перекладача для нотаріального перекладу довідки на потрібну мову.
- Якщо вимагається апостиль — подайте запит до Міністерства юстиції або через ЦНАП. Термін виконання — до 5 робочих днів.
Врахуйте, що електронна довідка, навіть із QR-кодом, приймається іноземними установами лише у виняткових випадках. У більшості ситуацій потрібен оригінал з мокрою печаткою й апостилем.
Поради для скорочення часу на отримання довідки про доходи
Дотримання кількох простих рекомендацій допоможе уникнути зайвих витрат часу та мінімізувати ризик відмови чи затримки:
- Завчасно подайте заявку, особливо якщо довідка потрібна для консульства, банку чи міжнародного використання.
- Перевіряйте терміни дії і вимоги до форми документа у приймаючої сторони ще до замовлення.
- Завжди готуйте копії основних документів (паспорт, код, свідоцтво ФОП тощо).
- Використовуйте електронний підпис і онлайн-сервіси — це швидше та зручніше, якщо доцільно.
- Зберігайте отримані довідки в електронному та паперовому вигляді, щоб уникнути повторних звернень.
Нюанси для окремих категорій громадян
Для певних категорій громадян порядок отримання довідки про доходи має свої особливості:
- Пенсіонери — можуть отримати довідку про пенсійні виплати у Пенсійному фонді, а довідку про відсутність іншого доходу — в податковій.
- Студенти — для підтвердження доходів сім’ї звертаються до бухгалтерії навчального закладу або податкової установи.
- Безробітні — можуть замовити довідку про відсутність доходів через податкову або центр зайнятості.
- Особи, які перебувають за кордоном — оформляють довідку через консульський відділ посольства України або за допомогою довіреної особи на батьківщині.
Кожна з цих категорій повинна звернути увагу на специфіку вимог до документів та строки їх оформлення, особливо якщо довідка потрібна для участі у соціальних чи міжнародних програмах.
Яких помилок варто уникати при замовленні довідки
Навіть досвідчені користувачі іноді стикаються з відмовами чи затримками через елементарні недогляди. Щоб не втрачати час, уникайте типових помилок:
- Неправильно вказаний період, за який потрібна довідка.
- Невірно зазначені особисті дані (ПІБ, ідентифікаційний код, серія паспорта).
- Подання заявки без оновленої звітності у разі ФОП або самозайнятості.
- Вибір неактуальної форми довідки для конкретної установи або мети використання.
- Ігнорування вимог до легалізації чи перекладу документа для іноземних організацій.
Завжди уважно перевіряйте заявку перед відправкою і зберігайте копії всіх поданих документів.
Висновок
Замовлення довідки про доходи в Україні давно перестало бути складною бюрократичною процедурою, особливо для тих, хто користується сучасними електронними сервісами. Достатньо знати свої права, підготувати необхідні документи й обрати оптимальний спосіб отримання — онлайн чи офлайн, через податкову, роботодавця або ЦНАП. Особливу увагу варто приділити точності даних, термінам подачі та специфічним вимогам тієї організації, куди подається довідка. Дотримання цих порад дозволяє отримати потрібний документ швидко, без затримок і зайвих турбот.
